Kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp hiệu quả cho lập trình viên – Workshop 26/03

Ngày 26/3, Lisod Vietnam tổ chức workshop online mang chủ đề “Kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp hiệu quả” cho các lập trình viên qua nền tảng zoom. 

Trong buổi workshop, mọi người được trang bị kiến thức về cách thức lập kế hoạch cuộc họp. Đồng thời, các lập trình viên được thực hành họp báo cáo kết quả cuộc họp.

Họp là gì? Tại sao các lập trình viên cần tổ chức cuộc họp

Họp là hoạt động tập hợp nhiều người một các có tổ chức, theo những nguyên tắc nhất định tại một thời điểm, thời gian cụ thể để giải quyết vấn đề chung.

Họp là để truyền đạt, trao đổi, thảo luận thông tin, tìm biện pháp giải quyết nhiệm vụ mà người chủ trì và thành viên đều quan tâm.

Cách tổ chức cuộc họp cho lập trình viên

• Chuẩn bị

Trước khi diễn ra cuộc họp, chủ tọa cần lập trình tự tiến hành cuộc họp hay còn gọi là kế hoạch cuộc họp. Kế hoạch này cần càng cụ thể càng tốt để cuộc họp được diễn ra một cách có tổ chức, việc quản trị cuộc họp sẽ dễ dàng hơn.

Sau khi đã lập được kế hoạch chi tiết, các lập trình viên cần gửi tiến trình cuộc họp cho các nhân sự tham gia họp để họ có thể nắm được các hoạt động sẽ diễn ra trong và quản lý thời gian được hiệu quả.

Đến ngày diễn ra cuộc họp, hãy đảm bảo rằng thiết bị kỹ thuật phục vụ cuộc họp hoạt động tốt. Nhân viên phụ trách kỹ thuật cần đến sớm hơn giờ họp ít nhất 30 phút để kiểm tra thiết bị, đồng thời đưa ra phương án giải quyết nếu thiết bị gặp trục trặc.  

• Trong cuộc họp

Khi cuộc họp diễn ra, người điều hành cuộc họp cần khuyến khích các thành viên đóng góp ý kiến càng nhiều càng tốt. Bạn có thể đặt câu hỏi về vấn đề cho mọi người nhằm thu thập ý kiến, ví dụ như mọi người nghĩ sao về dự án X sắp tới, ai có giải pháp nào để nâng cao kỹ năng lập trình cho nhân sự công ty Y không,…

Đồng thời, bạn cũng cần lắng nghe để hiểu ý kiến của mọi người. Hãy chú ý vào từng người, tiếp nhận ý kiến của họ, hưởng ứng và kết luận lại ý kiến của họ theo ý hiểu của mình. Điều này giúp bạn có thể đánh giá được sâu hơn về khả năng của các thành viên trong cuộc họp, đồng thời tìm ra được phương án giải quyết hợp lý nhất cho vấn đề hiện tại cần giải quyết.

Sau khi đã hiểu được ý của thành viên, người quản trị cuộc họp chỉ đạo thư ký ghi lại vào văn bản cuộc họp. 

• Sau cuộc họp

Khi cuộc họp đến hồi kết, lãnh đạo cuộc họp cần tóm tắt lại các ý chính đã thu được trong cuộc họp, đồng thời tổng hợp thành báo cáo và công bố với cả nhóm trong thời gian sớm nhất. Việc này giúp các thành viên quản lý các hoạt động sắp tới của mình một cách hiệu quả.

Đọc thêm: How to conduct meeting? – Indeed

Cách lập kế hoạch cuộc họp cho lập trình viên

Trước khi bắt đầu một cuộc họp, các Senior Developer cần lập kế hoạch cho cuộc họp. Kế hoạch giúp lập trình viên điều hành cuộc họp thuận lợi. Để lập được kế hoạch cuộc họp, các Developer cần trả lời các câu hỏi sau:

Về điều gì?

Lập trình viên cần xác định mục đích của cuộc họp. 

Một khi đã xác định được mục đích của cuộc họp, Senior Developer sẽ có thể vạch ra nội dung, phương thức tổ chức cuộc họp hợp lý nhất với vấn đề cần giải quyết.

Điều này phần nào cũng giúp Senior Developer vạch ra chiến lược quản trị nhân sự cho đội ngũ Junior Developer của mình. 

Tìm hiểu thêm về Phương pháp quản trị nhân lực bằng OKRs cho Senior Developer.

Về vấn đề gì?

Câu hỏi này để xác định mục tiêu của cuộc họp. Cuộc họp có thể diễn ra để bàn bạc, đưa ra quyết định về vấn đề đã bàn bạc nhưng chưa có giải pháp hiệu quả, vấn đề cần giải quyết gấp hay dự trù các hoạt động có thể xảy đến sắp tới.

Tổ chức cuộc họp để:

• Bàn bạc, đưa ra quyết định
• Định hướng, quán triệt tư tưởng
• Đôn đốc, kiểm tra, đánh giá kết quả triển khai chương trình
• Sơ kết, tổng kết

Ví dụ: Họp cách giải quyết vấn đề kỹ thuật; họp tổ chức cách làm việc mới của công ty; họp báo cáo tiến độ của dự án lập trình game X; Họp báo cáo hàng tuần, tháng, quý,…

Với ai?

Xác định thành phần tham dự cuộc họp: khách mời, người chủ trì cuộc họp, thư ký cuộc họp. Người chủ trì sẽ điều hành cuộc họp theo kế hoạch đã đề ra còn thư ký ghi chép biên bản cuộc họp. 

Ví dụ, cuộc họp cho toàn bộ nhân viên bộ phận Developer do CEO Nguyễn Tiến Thành chủ trì và thư ký cuộc họp Nguyễn X.

Ở đâu?

Cuộc họp diễn ra tại địa điểm nào, bằng hình thức nào, online hay offline.

Tuy nhiên, dù họp theo hình thức nào, công tác chuẩn bị mà kiểm tra địa điểm là vô cùng quan trọng, quyết định chính việc cuộc họp sẽ diễn ra đúng tiến độ hay không. Đặc biệt hình thức họp online càng cần thiết sự chỉn chu trong thiết bị kỹ thuật. Nếu thành viên cuộc họp gặp trục trặc trong việc tham gia cuộc họp, ban tổ chức cần có phương án khắc phục phù hợp.

Vào thời gian nào?

Senior Developer lập trình tự thời gian các hoạt động trong buổi họp cụ thể, timeline những sự việc sẽ có trong cuộc họp.

Cuộc họp cần phải diễn ra và kết thúc đúng thời gian đã định. 

Nếu sắp hết thời gian mà chưa đưa ra giải pháp, người điều hành có thể dời vấn đề sang một buổi họp khác.

Như thế nào?

Sau khi quyết định thời gian, người phụ trách và nội dung công việc, điều cuối cùng cần xác định là “làm thế nào để tiến hành”.

Câu trả lời là cuộc họp được tổ chức theo phương pháp, công cụ, cơ chế nào. Làm thế nào để điều hành cuộc họp.

Ví dụ, điều hành cuộc họp theo phương pháp bảng trắng – hình thức mọi người đưa ra ý kiến và ghi trên bảng trắng.

Tuyển dụng IT tại Lisod Vietnam Xem ngay!