Tuyển Dụng > Blog > Bí quyết điều hành cuộc họp hiệu quả cho lập trình viên theo phong cách Nhật

Bí quyết điều hành cuộc họp hiệu quả cho lập trình viên theo phong cách Nhật

Thảo Nguyễn
|
4113 views
|
05/05/2022

Đã bao giờ các BrSE đau đầu vì các lập trình viên liên tục “đẻ” bug dù đã nhắc nhiều lần chưa? Anh/chị phát bực vì nhân viên luôn làm sai, code vẫn “bẩn” dù đã họp phổ biến nhiều lần? Anh/chị có từng nghĩ ngược lại rằng nhân viên làm sai là lỗi do mình chưa truyền đạt đúng trong cuộc họp không? Kỹ năng tổ chức cuộc họp của người Nhật sẽ giúp các lập trình viên dày dạn kinh nghiệm giải quyết vấn đề này. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những kiến thức hữu ích trong công tác quản lý dự án công nghệ với đối tác quốc tế.

 

Mở đầu tổ chức cuộc họp

 

Đặt vấn đề

Trước khi đi vào bàn luận, người chủ trì cuộc họp cần đặt vấn đề. Vấn đề này là mục đích của cuộc họp: Bàn bạc, đưa ra quyết định; Định hướng, quán triệt tư tưởng; Kiểm tra, đánh giá; Sơ kết, tổng kết. 

 

Sau khi cung cấp đầy đủ thông tin về những tồn tại cần giải quyết, hãy dành ra một khoảng thời gian cho các thành viên tự suy nghĩ. Không phải thành viên nào cũng chuẩn bị trước nội dung cuộc họp, do đó khi bị hỏi đột ngột thì họ sẽ không thể đưa ra ý kiến của mình.

 

Vì vậy, khoảng thời gian này giúp các lập trình viên có ý thức rõ ràng hơn về cuộc họp và tình hình hiện tại của dự án. 

 

Xem thêm: Kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp hiệu quả cho lập trình viên

 

Tầm quan trọng của suy nghĩ cá nhân trong tổ chức cuộc họp

Suy nghĩ cá nhân là điều vô cùng cần thiết trong cuộc họp. Ý nghĩa của họp là mọi người cùng bàn luận về một vấn đề mà tất cả thành viên đều quan tâm. 

 

tổ chức họp

 

Cuộc họp không có hoặc rất ít ý kiến đóng góp thì chỉ có thể là các thành viên không hiểu hoặc họ không quan tâm đến vấn đề. Cuộc họp đó sẽ là cuộc họp không thành công và sẽ phải tốn thời gian của tất cả mọi người vào một cuộc họp khác. 

 

Nhiều Senior Developer đã bỏ qua bước quan trọng này dẫn đến những sai lầm trong công tác tổ chức cuộc họp với đội mình. Khoảng thời gian suy nghĩ cá nhân không cần dài, chỉ cần tối đa 3 phút thôi nhưng sẽ tiết kiệm cho anh/chị 3 tiếng, 3 ngày, thậm chí là vài tháng trong quá trình triển khai dự án. 

 

Thảo luận trong tổ chức cuộc họp

 

Đây là khoảng thời gian để từng cá nhân chia sẻ về những ý kiến của mình sau khi giành thời gian nhìn nhận vấn đề. Nhiệm vụ của người chủ trì lúc này là thúc đẩy mọi người đưa ra những ý kiến của mình, những lập trường khác nhau để thảo luận sâu hơn về vấn đề.

 

Bảng phân loại kiến thức của Bloom được các nhà quản lý dự án người Nhật sử dụng để khuyến khích các thành viên tham gia thảo luận trong cuộc họp công ty phần mềm.  

    

  • Sáng tạo (Create): Đề ra những điều mới lạ, độc đáo về vấn đề chung. Nó có thể là những khuyến nghị về công nghệ mới mà công ty cần áp dụng, kỹ thuật xử lý bug tốt hơn,… 
  • Đánh giá (Evaluate): Khuyến khích các thành viên bảo vệ ý kiến của mình, phản biện một các tích cực với ý kiến của các thành viên khác, thậm chí là ý kiến của cấp trên.
  • Phân tích (Analyze): Yêu cầu lập trình viên kiểm tra, phân loại hoặc đặt câu hỏi về ý kiến mà người đó vừa trình bày.

Lưu ý:

Đối với các cuộc họp cần sự thảo luận sâu, hãy tránh những câu hỏi thuộc 3 lớp dưới cùng của kim tự tháp: 

 

  • Áp dụng (Apply): Sử dụng thông tin để diễn giải.
  • Thấu đáo (Understand): Giải thích các khái niệm.
  • Ghi nhớ (Remember): Nhắc lại những sự thật hiển nhiên và các khái niệm cơ bản.

 

Những kỹ thuật này rất tốt cho các cuộc họp nhằm phổ biến kiến thức, định hướng tầm nhìn cho nhân viên nhưng chúng sẽ không tạo ra những cuộc tranh luận, trò chuyện hoặc suy nghĩ cá nhân.

 

Xem thêm: Cách viết câu hỏi trong cuộc thảo luận 

 

Tổng hợp

 

Trong quá trình mọi người đưa ra ý kiến, nhiệm vụ của thư ký là ghi chép lại tất cả ý kiến của mọi người. Cách thuận tiện nhất để có thể duy trì và theo dõi tiến trình của họp là ghi chép lại theo biểu đồ T và biểu đồ I. 

 

Đây là một bí quyết rất hữu ích được các quản lý người Nhật tin dùng, đặc biệt là Masumi Tani, Giám đốc điều hành công ty cổ phần ONDO Co.,Ltd. Trong cuốn sách “Kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả – Bí quyết làm việc sáng tạo và chuyên nghiệp của người Nhật”, bà cho biết cách thuận tiện nhất để có thể điều hành cuộc họp là ghi chép thông tin lên bảng trắng theo các “khung”.

 

  Biểu đồ T Biểu đồ I

Khuôn khổ

Phương pháp cấu trúc 2 dòng Mô hình GROW

Cách thực hiện

 

 

Vẽ chữ T thật lớn, phần dòng kẻ ngang ghi tiêu đề cuộc họp; hai phần bảng trái – phải để ghi chú.

Sắp xếp ý kiến thảo luận từ hai chiều chẳng hạn như “tiêu cực – tích cực”, “chưa làm tốt – đã làm tốt”,… 

Phía trên cùng viết mục tiêu lớn cần làm. Bên dưới là những hành động để thực hiện mục tiêu đó. 
Minh họa

 

tổ chức cuộc họp

Nguồn: “Kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả” – Masumi Tani

 

tổ chức cuộc họp

Nguồn: “Kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả” – Masumi Tani

 

Quyết định

 

Cuối mỗi cuộc tranh luận cần đưa ra quyết định cho các bước tiếp theo, giải pháp cho vấn đề đang tranh luận và nhận thức được giá trị được tạo ra cuối buổi họp. 

 

“Tất cả các quyết định trong cuộc họp đều phải có sự đồng thuận của tất cả mọi người.”

 

Đây là điều tiên quyết trong tất cả các cuộc họp. Để có thể kết luận cuộc họp, người điều hành cần đảm bảo những điều sau.

 

Chắc chắn sự hoàn thành

Khi muốn chuyển sang chủ khác, người lãnh đạo cần chắc chắn rằng các thành viên đã bàn xong vấn đề hiện tại. Nếu anh/chị chuyển chủ đề quá nhanh, mọi người có thể sẽ quay trở lại chủ đề khiến cuộc họp trở nên không rõ ràng và lệch với mục tiêu ban đầu.

 

Do đó, người điều hành nên hỏi các thành viên: “Mọi người còn điều gì cần bàn luận trước khi chúng ta chuyển chủ đề không?” 

 

Đảm bảo sự phù hợp trong tổ chức cuộc họp

Nếu có ai đó không đồng ý với quyết định được đưa ra, hãy hỏi họ lý do cụ thể tại sao họ không đồng tình và đưa họ trở lại với mục tiêu chính của cuộc họp.

 

Đặt câu hỏi: “Tất cả mọi người đều đồng tình với quyết định này chứ?” đồng thời khơi gợi và thúc giục các thành viên suy nghĩ nói lên ý kiến của mình bằng câu: “Nếu không có ai có ý kiến gì thì tức là mọi người đều đồng tình. Tôi sẽ không tiếp nhận thêm ý kiến cá nhân nào về quyết định này mà chúng ta sẽ triển khai luôn. Mọi người đồng ý chứ?”

 

Khi không có ai có ý kiến gì nữa thì người điều hành có thể sang bước tiếp theo.

 

tổ chức họp

 

 

Đồng ý với bước tiếp theo

Người quản lý dự án cần có được sự đồng ý cũng như những cam kết chắc chắn để đảm bảo được tiến độ của cuộc họp.

 

Để duy trì được đà phát triển của dự án bất kỳ, các thành viên cần cam kết thời gian hoàn thành từng bước trong quá trình thực hiện dự án và có phương án theo dõi thường xuyên. 

 

Câu hỏi ở đây sẽ là: “Trong cuộc họp tiếp theo, chúng ta sẽ làm gì để đảm bảo tiến độ?”

 

Ví dụ, cuộc họp hôm nay là giải quyết những khúc mắc trong dự án app matching. Vậy trong buổi họp tiếp theo, các vấn đề này còn phải nhắc lại không? Nếu phải nhắc lại thì nó sẽ là những vấn đề gì? Có phải lại là về cái bug này không?

 

Rút ra những giá trị có được sau buổi họp

Đây là một phương thức khích lệ và ghi nhận mạnh mẽ nhất đối với người quản lý và các nhân sự công ty. Đối với các lãnh đạo người Nhật, họ cho rằng, mọi người thường đánh mất cơ hội tuyệt vời để gắn kết các nhân viên bởi họ hiếm khi nêu rõ giá trị mình đã tạo ra trong cuộc họp.

 

Đây là một ví dụ:

 

Giả sử, một thành viên trình bày xong ý kiến của mình. Sau khi lắng nghe, anh/chị nhận xét: “Ý kiến này tốt đấy.” Thay vì nói câu trên, anh/chị nói: “Tôi đã lắng nghe ý kiến của bạn, sau đây tôi sẽ nói cho bạn biết 5 điều tôi rút ra được từ bài thuyết trình của bạn.”

 

Rõ ràng, câu nói sau vừa mang tính khích lệ rằng ý kiến của người trình bày rất được coi trọng, đồng thời nhắc lại, ghi nhớ những giá trị rút ra từ chính câu nói của họ.

 

tổ chức cuộc họp

 

Sự công nhận trong tổ chức cuộc họp

Mọi người hiếm khi công nhận ý kiến đến nỗi khiến cho sự công nhận trở thành một món hàng vô giá. Ý kiến hay nhận xét của thành viên giúp cung cấp điểm mấu chốt, biến cuộc họp nhàm chán trở nên thú vị và hiệu quả.

 

Đối với người quản lý, anh/chị nên trang bị kỹ năng điều hành và tổ chức cuộc họp, không chỉ khiến anh/chị trở thành một người lãnh đạo được coi trọng, mà còn giúp các thành viên trong công ty có tinh thần cống hiến hơn.

 

Hãy thử mở lòng hơn trong các cuộc họp bằng cách tiếp nhận ý kiến đóng góp bằng thái độ tích cực, anh/chị sẽ thấy sự thay đổi rõ rệt trong quá trình quản lý đội nhóm của mình.

 

Đọc thêm: Cách kết thúc cuộc họp

 

Công bố

 

Thư ký cuộc họp biên tập lại văn bản cuộc họp sao cho tóm gọn được các ý chính và những quyết định được đưa ra. Biên bản cần tóm tắt các hoạt động của cuộc họp, những quyết định được đưa ra. 

 

Trong cuộc họp, mọi người có thể ghi âm, quay video tiến trình cuộc họp để gửi cho những người không tham gia có thể xem lại và nắm bắt được hoạt động sắp tới.

 

Gửi biên bản này đến mọi người và nó sẽ là kim chỉ nam cho những hoạt động tiếp theo của đội nhóm tới các cuộc họp tiếp theo.

 

tổ chức cuộc họp

 

Tổng kết

 

Họp là điều cần thiết trong mỗi dự án công nghệ. Tiến trình của cuộc họp bảo gồm: mở đầu, thảo luận, tổng hợp, quyết định, công bố. Đối với các lập trình viên làm việc trong công ty outsourcing với người Nhật, kỹ năng để điều hành một cuộc họp hiệu quả là điều mà tất cả lập trình viên cần biết.

 

Lisod là tự hào là công ty phát triển phần mềm chuyên hợp tác với khách hàng Nhật Bản, những vị khách hàng nổi tiếng với sự khó tính và nghiêm chỉnh. Lisod hiện nay đang có chương trình tuyển dụng hấp dẫn, thu hút các ứng viên tài năng.

 

Tuyển dụng IT tại Lisod  Xem thêm

Lisod tuyển dụng

Xem thêm ⟶