4 Bước Quản Lý Dự Án Của Người Nhật Cho BrSE

Quản lý dự án theo phong cách người Nhật là một trong những kỹ năng quan trọng và cần thiết mà một BrSE giỏi cần có. Không chỉ cần biết về lập trình IT, phần mềm, tin học ứng dụng, BrSE cần biết quản lý dự án để cung cấp những giải pháp và truyền đạt nhu cầu của khách hàng, đặc biệt với khách hàng khó tính như người Nhật đến đội ngũ lập trình viên.

 

Quản lý dự án là gì? 

 

Theo Hiệp hội quản lý dự án của Mỹ (PMI), dự án là quy trình thực hiện giúp chúng ta hình dung được thành quả công việc. 

 

Những dự án là “nỗ lực tạm thời” để tạo ra giá trị chất chứa trong một sản phẩm độc nhất xưa nay chưa từng có. Dự án cần một lịch trình cụ thể, chi tiết về các hoạt động và thời gian diễn ra dự án. Mỗi dự án đều là duy nhất và khác với các hoạt động thông thường đang diễn ra của tổ chức.

 

 

Lấy ví dụ tại một xưởng bánh mì, mỗi ngày đều có rất nhiều ổ bánh mì được ra lò theo quy mô chuẩn thống nhất, đồng đều. Có thể thấy, quy trình sản xuất hàng loạt như vậy không có sự độc đáo, đặc sắc nên không thể coi là dự án.

 

Nhưng nó sẽ là dự án khi xưởng này sáng tạo và kinh doanh một loại bánh mì chưa nơi nào có.

 

Hoặc họ bán một sản phẩm độc nhất nhưng số lượng nhất định trong vòng một khoảng thời gian giới hạn, khi vẫn tiếp tục sản xuất loại bánh mì truyền thống kia. 

 

Có thể nói, Dự án là kế hoạch và thực thi những công việc chưa từng làm, cần hoàn thành trước một mốc thời gian đã định. 

 

Vai trò của BrSE trong việc quản lý dự án của người Nhật

 

Cũng theo hiệp hội này, “Quản lý dự án là việc sử dụng kiến ​​thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật cụ thể để cung cấp một thứ gì đó có giá trị cho mọi người.

 

Việc phát triển phần mềm để cải thiện quy trình kinh doanh, xây dựng một tòa nhà, nỗ lực cứu trợ sau thiên tai, mở rộng hoạt động bán hàng sang một thị trường địa lý mới,… đều là những ví dụ về các dự án”.

 

Đọc thêm What is project management – PMI

 

 

Đặc thù công việc của kỹ sư cầu nối là phải kết nối giữa đội nhóm làm việc với bộ phận khách hàng và truyền tải yêu cầu cho đội phát triển của công ty.

 

BrSE cũng là người tư vấn kỹ thuật cho khách hàng, đưa ra giải pháp để giải quyết bài toán mà khách hàng đặt ra. 

 

Do đó, vị trí công việc này phải có khả năng đảm nhiệm tất cả vị trí của lập trình viên, phiên dịch viên (đa phần khách hàng phải giao dịch tại Việt Nam là Nhật Bản), tư vấn viên và quan trọng nhất là BrSE (người quản lý dự án).    

 

Các bước thiết lập dự án cho người Nhật

 

Khi triển khai dự án IT hoặc các dự án phần mềm, các BrSE cần xây dựng quy trình thực hiện nhất quán để có thể dễ dàng quản lý, trao đổi với khách hàng công nghệ và truyền đạt thông tin đến với lập trình viên hiệu quả hơn. 

 

Quy trình 4 bước sau đây sẽ là kim chỉ nam cho các developer nắm được những việc cần làm trong việc quản trị dự án.

 

Đồng thời, BrSE có thể hệ thống hóa các kỹ thuật cần ứng dụng vào dự án để cho ra những sản phẩm độc đáo, phù hợp nhu cầu khách hàng.

 

Lên kế hoạch quản lý dự án Nhật Bản

Trước khi thực hiện dự án, việc lập kế hoạch là điều vô cùng cần thiết.

 

BrSE cần xác định những nhu cầu cần giải quyết để từ đó đưa ra phương án phù hợp và các bước thực hiện những mục tiêu đó.

 

Trong việc xác định mục tiêu, kỹ sư cầu nối BrSE cần nắm rõ những ý sau:

 

• Đối tượng dự án hướng tới: dự án đó làm vì ai và vì cái gì.
• Thiết lập mục tiêu: một dự án thành công là như thế nào? Tiêu chuẩn đánh giá khách quan về hiệu quả dự án.
• Xác định khái quát về sản phẩm.

 

 

Thực hiện dự án

Ở giai đoạn này, người quản lý dự án phải làm rõ khách hàng yêu cầu sản phẩm như thế nào.

 

Điều này thực sự quan trọng bởi sản phẩm công nghệ, phần mềm, ứng dụng mà nhóm làm ra, mục đích chính vẫn là đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

 

Sau khi đã xác định được mục tiêu, quản lý cần thực hiện các bước biến mục tiêu thành hiện thực. 

 

Ví dụ, Dự án X có mục tiêu là sản phẩm đứng đầu thị trường nước sở tại. Để đạt được mục tiêu đó, BrSE trao đổi với khách hàng về nhu cầu của họ.

 

Sau đó, kỹ sư cầu nối phân công ai sẽ là người đảm trách code, ai là người test khi ra sản phẩm, truyền đạt với đội ngũ developer về nhu cầu khách hàng,…

 

Tất cả các bước này đều dẫn đến mục tiêu đã đặt ra.

 

Đây cũng là hình thức quản trị mục tiêu OKRs – một phương pháp quản trị nhân lực hiệu quả mà nhiều công ty nước Nhật sử dụng.

 

Tham khảo: Quy trình 5 bước xây dựng OKRs hiệu quả cho Senior Developers

 

Quan sát 

Cho dù người quản lý có lập kế hoạch chi tiết và tỉ mỉ đến đâu, mọi thứ không phải lúc nào cũng diễn ra theo đúng kế hoạch. Nếu nói như này, việc lập kế hoạch phải chăng trở nên vô ích?

 

Bằng việc lập kế hoạch chi tiết, chúng ta có thể so sánh những gì đang diễn ra với những điều chúng ta đã lường trước từ đó có thể nắm bắt được công việc tiến triển nhanh hay chậm và đưa ra cách giải quyết phù hợp khi có vấn đề phát sinh.

 

Tất cả những điều trên đều gọi là Quan sát.

 

 

Đánh giá

Khi thực hiện dự án, điều quan trọng là đánh giá để nhìn nhận lại những thành công và thất bại, đưa ra bài học kinh nghiệm cho những dự án tiếp theo. 

 

Người kỹ sư cầu nối BrSE cũng cần linh hoạt trong các quản lý để có thể giữ dự án đi đúng hướng, tránh trì hoãn những việc ưu tiên cần phải làm.

 

BrSE có thể thay đổi tình trạng hiện tại, đặt dấu chấm hết cho những việc chưa hoàn thành đã đề ra để tập trung cho những việc cần thiết hơn, cần hoàn thành gấp hơn.

 

Giả sử, khách thay đổi thời gian ra mắt sản phẩm. Người quản lý cần biết sắp xếp các công việc cần ưu tiên, có thể bảo nhân viên dừng lại hoạt động mình đang làm để tập trung giải quyết công việc cho khách cần gấp.

 

Điều quan trọng nhất trong việc quan sát, đánh giá là không trì hoãn những công việc cần làm, linh hoạt trong công tác quản lý dự án. Từ đó, chất lượng quản trị dự án sẽ được phản ánh rõ nhất qua sản phẩm được tung ra. 

 

Tổng kết

 

Hiện nay, kỹ sư cầu nối đang trở thành công việc hấp dẫn mà nhiều người theo đuổi. Công việc này cần rất nhiều kỹ năng và một trong số đó là kỹ năng quản trị dự án. Trong thị trường Việt Nam, các đối tác mà BrSE làm việc cùng phổ biến nhất là khách hàng từ xứ sở hoa anh đào Nhật Bản. Lisod Vietnam tự hào là một công ty phần mềm liên kết với Nhật Bản, mở ra cơ hội làm việc hấp dẫn cho các lập trình viên.  

 

Tuyển dụng IT tại Lisod Vietnam Xem ngay!